Do's en don'ts rondom algemene voorwaarden
1. Overhandigen
De wet eist dat algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst zijn overhandigd als u een beroep op deze voorwaarden wil doen. Zorg er dus voor dat deze voorwaarden op de achterzijde van al uw briefpapier (offertes, orders, facturen en gewoon briefpapier) zijn gedrukt. Dit overhandigen moet u waterdicht kunnen bewijzen. Als deze voorwaarden niet zijn overhandigd zijn ze in principe niet geldig. Hier koopt u dus niets voor.
2. Verwijzing
Op de voorzijde van al uw briefpapier moet dan wel naar de achterkant worden verwezen: "Op alle met ons gesloten overeenkomsten zijn van toepassing de op de achterzijde vermelde algemene voorwaarden".
3. Branche-organisatie
Het maken van eigen voorwaarden is weggegooid geld, als in uw branche een brancheorganisatie algemene voorwaarden heeft ontwikkeld, waarover met andere organisaties uit de bedrijfskolom is onderhandeld. Het beste is dan dat u lid wordt van deze organisatie en dat u deze voorwaarden gaat gebruiken.
4. Bedrijfsbeleid
In algemene voorwaarden vertelt u uw klant op grond van welke spelregels u zaken met hem doet. Dit betekent dat u deze spelregels ook moet naleven. Er kan uiteraard altijd een commercieel belang zijn om dat niet te doen. Als u het commerciële belang vóór de regels in de algemene voorwaarden laat gaan, maakt dit uw juridische positie meestal niet sterker. Geen enkele advocaat kan recht maken wat krom is.
5. Offerte
Zorg ervoor dat in de algemene voorwaarden duidelijk wordt vermeld hoe lang een offerte geldig is. Als dit niet is geregeld, geldt de offerte voor onbepaalde tijd en kan een prijsstijging voor u heel vervelend zijn.
6. Levertijd
Verschaf uw klant duidelijkheid door in uw algemene voorwaarden aan te geven wanneer en hoe u levert. Bijvoorbeeld "in de maand mei door een transporteur". In de algemene voorwaarden kunt u dan altijd een naleveringstermijn opnemen voor het geval u niet in de maand mei kunt leveren.
7. Klachten
Zorg in de algemene voorwaarden voor een duidelijke klachten- en garantie regeling voor direct en niet direct waarneembare gebreken. Wikkel deze klachten ook professioneel af. Een klacht is kans om het probleem van de klant op te lossen. Niet om het erger te laten worden door de klacht te laten liggen.
8. Eigendomsvoorbehoud
Zet in de algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud. Dit zorgt ervoor dat u bij failliete klanten uw nog aanwezige goederen terug kunt halen. Dit beperkt uw schade, maar verzacht niet de pijn van de onbetaalde nota.
9. Rente en Kosten
Neem in de algemene voorwaarden een bepaling op waarin u meldt dat degene die te laat betaalt rente en buitengerechtelijke kosten is verschuldigd. Neem bij te late betaling ook tijdig incassomaatregelen. Ga na de vervaldatum van de factuur eerst bellen en daarna aanmanen. Als u binnen 30 dagen na de vervaldatum van de factuur eenmaal heeft gebeld en tweemaal schriftelijk heeft aangemaand voor het geld waar u recht op heeft en u nog geen geld heeft ontvangen, kunt u het beste een professionele derde inschakelen om de incasso van u over te nemen. Hoe jonger de vordering des te groter is de kans dat de derde de vordering wel kan incasseren. Wacht niet langer dan 60 dagen met het uit handen geven van uw vordering. De enige omzet die telt, is namelijk betaalde omzet!
10. Aansprakelijkheid
In algemene voorwaarden moet ook altijd een bepaling staan, waarin de aansprakelijkheid voor door u gemaakte fouten wordt geregeld. Iedereen maakt wel eens fout. Deze fout mag er echter niet toe leiden dat uw onderneming failliet gaat of dat u in privé wordt kaalgeplukt. Onderzoek ook of u voor dit soort fouten een verzekering af kunt sluiten.